5 Schritte zur kontinuierlichen Prozessverbesserung

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Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen würde wie am Schnürchen laufen. Das wäre doch mal was. Stellen Sie sich nun vor, dass es auf der Grundlage dieser Erkenntnisse auch gelernt und sich verändert hat. Das klingt unrealistisch. Genau darum geht es jedoch bei der “kontinuierlichen Prozessverbesserung”. Es ist die Fähigkeit, nicht nur prozessorientiert zu sein, sondern sich jeden Tag zu verbessern. Mit diesem Artikel möchte ich zehn Schritte aufzeigen, um diesem Nirwana näher zu kommen.

Das prozessgetriebene Unternehmen

Lassen Sie uns einen Moment innehalten, um darüber nachzudenken, wie ein Unternehmen aussieht, das kontinuierliche Prozessverbesserung praktiziert. Kurz gesagt, es konzentriert sich auf den Fluss (des Produkts, der Bestellung, der Reklamation usw.) und nicht auf die organisatorische Hierarchie und die Funktionen. Um dies zu verstehen, vergleichen wir kurz das durchschnittliche Unternehmen mit dem prozessorientierten:

Um eine kontinuierliche Prozessverbesserung zu erreichen (und sei es nur für einige Kernprozesse), müssen Sie von einer soliden Grundlage von Geschäftsprozessen ausgehen, die widerspiegeln, wie Ihr Unternehmen wirklich funktioniert. Dies ist schwierig genug, da die meisten Geschäftsprozessexperten erkennen, dass sich “weiche und harte” Perspektiven treffen müssen, bevor BPM einen Mehrwert schafft:

“Die Fähigkeiten und Kenntnisse, die wir im Bereich Process Excellence benötigen, haben sich wirklich weiterentwickelt. Es bewegt sich mehr zu den “Soft Skills”, bei denen Antizipation und Urteilsfindung durch erstklassigen Geschäftssinn und Kundennähe untermauert werden, insbesondere im Hinblick auf das Bewusstsein für die Marktbewegungen und die ständig aufkommenden technologischen Umwälzungen, ein Teil des Grundes ist, dass Sie den Prozess nicht von den Menschen trennen können, die den Prozess durchführen. Während es also relativ einfach sein mag, Änderungen an einem Prozess vorzunehmen, ist es viel schwieriger sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter tatsächlich an den neuen Prozess halten, sobald die Änderungen vorgenommen wurden.”

John Macdonald von der großen Spedition TNT.

Auch wenn Sie vielleicht nicht vollständig “prozessgesteuert” werden möchten, finden Sie hier die Schritte, um ein besseres Gleichgewicht zwischen dem, was für Manager wichtig ist (die Hierarchie) und dem, was für die Kunden wichtig ist (der Fluss), zu erreichen. Also, ohne weitere Umschweife:

Die fünf Schritte zur kontinuierlichen Prozessverbesserung

Diese Schritte sind nicht vollständig sequenziell und einige können parallel ausgeführt werden:

#1 – Ändern Sie Ihre Sicht darauf, für wen Geschäftsprozesse gemacht sind

“Prozesse werden als Vorgabe für die IT gemacht”. Das ist nicht ganz richtig. Während ERP-Implementierungen viele Prozessinitiativen in Gang setzen, ist der Geschäftsprozess die Grundlage. Ein guter Geschäftsprozess zeigt deutlich, “wer was tut” und in welcher Reihenfolge. Nun, das ist für alle wichtig. Das eigentliche Publikum sind also die Menschen, die die Arbeit machen. Prozesse sind Leitfäden für die Arbeit, die bei der Arbeit verwendet werden. Nur dann kümmern sich die regulären Mitarbeiter darum.

#2 – Etablieren Sie eine starke Prozess-Governance

Um zu Prozessen zu gelangen, die die Arbeit widerspiegeln, wie sie heute erledigt wird, müssen Sie die Eigenverantwortung dezentralisieren. Das bedeutet, dass die Eigentumsverhältnisse und das Mandat an die Personen übertragen werden, die über das Wissen verfügen. Dies bedeutet, dass die Rolle des Prozessverantwortlichen eingeführt werden muss. 

Sie können jedoch nur dezentralisieren und an Prozessverantwortliche delegieren, wenn Sie ein klares Verständnis Ihrer Prozesshierarchie haben, d. h. der Architektur Ihrer Prozesse und wie sie mit Ihrem Geschäftsmodell verbunden sind.

#3 – Standardisieren Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Prozesse unternehmensweit darstellen

Mit der richtigen Einstellung und einem klaren Prozess-Governance-Modell, das zeigt, wer für welche Prozesse verantwortlich ist und wie sie zusammenhängen, sind Sie bereit, Ihren “Prozessplan” zu definieren. Dies ist die Standardmethode, um Ihre Prozesse allen Kollegen zu präsentieren. Fortgeschrittene Notationssprachen wie BPMN 2.0 sind zwar für ERP-Projekte nützlich, bergen aber die Gefahr, dass sie regelmäßige Benutzer verprellen. Dafür benötigen Sie einfachere Formulare.

#4 – Verbinden Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Ihren Arbeitsanweisungen oder SOPs

#5 – Machen Sie Geschäftsprozesse leicht auffindbar und teilbar – in der Arbeitssituation